Home - FAQ

FAQ

Praktisch

Aanvraagformulier horecavergunning: Vergunning drank- en horeca (Slijterij) Voor verkoop en sampling van alcoholhoudende dranken tijdens de Libelle Zomerweek heb je een DH Slijterijvergunning nodig. Let op: je mag een product alleen laten proeven als een klant daarom vraagt. Deze horecavergunning kun je aanvragen bij gemeente Haarlemmermeer. Meer informatie hierover kun je vinden in het handboek.

Catering: Tijdens de opbouw is er op dinsdag en woensdag (17 en 18 mei) catering aanwezig tussen 11.30 en 15.00 uur. Dit kan ter plekke besteld en afgerekend worden (pin only). Gedurende het event is er de mogelijkheid tot catering; je kunt via het handboek lunchpakketten bestellen. Deze lunchpakketten worden op je stand afgeleverd en achteraf op factuur betaald. Er kan ter plekke niet op rekening worden besteld en er zijn geen tegoedkaarten.

Datum en locatie: De Libelle Zomerweek vindt van 11 t/m 17 mei 2023 plaats in Vijfhuizen bij EXPO Greater Amsterdam. Adres: Stelling 1, 2141 SB Vijfhuizen.

Exposantenreglement: Download hier het Exposantenreglement van de Libelle Zomerweek 2023.

Friends & Familiy toegangskaarten: Met het servicepakket ontvang je 10 Friends&Family toegangskaarten. Deze ontvang je per mail. Let hierbij wel op: deze zijn alleen geldig op woensdag 17 mei. Nodig gezellig je vrienden en/of familie uit om er een leuke dag van te maken.

Handboek: Wanneer je je hebt ingeschreven voor de Libelle zomerweek en je locatie is bevestigd, krijg je zo snel mogelijk toegang tot het handboek. In dit handboek kan je diverse facilitaire producten bestellen en informatie inzien.

Huisdieren: Huisdieren zijn voor ieders veiligheid niet welkom op het terrein gedurende de gehele periode van het event, ook tijdens op- en afbouw. Hulphonden zijn hierop een uitzondering.

Huisregels

Waarom hanteren we huisregels? De Libelle Zomerweek is een 3D-versie van het tijdschrift. We doen er alles aan om met inrichting en styling de uitstraling van het tijdschrift Libelle te waarborgen. Libelle Zomerweek valt of staat met de komst van de vele bezoekers en een goed resultaat voor de exposanten. Om ervoor te zorgen dat bezoekers en exposanten jaarlijks in groten getale terugkomen, zijn we zuinig op het concept waar Libelle al ruim 25 jaar aan gebouwd heeft. De belangrijke aandachtspunten voor exposanten:

Alleen de ruimte binnen de tent of stand kun je gebruiken voor branding, uitdelen van flyers of samples, verkoop of andere activiteiten. De buiten- en bovenkant van de tent of stand, evenals de paden en de buitenruimte rondom de tent is eigendom van Libelle. Dit betekent dat het niet is toegestaan om producten, stickers, vlaggen en decoratie buiten je tent of aan de buitenzijde van je tent te bevestigen. Dit geldt ook voor de standbouw in de kas.
Alle tarieven zijn exclusief 21% BTW en exclusief verplicht servicepakket van € 299,- bestaande uit inschrijfkosten, 1 parkeerkaart, vermelding op de site, vermelding op de plattegrond, het afvoeren van een vuilniszakje en een doosje met karton (doos en vuilniszakje dien je zelf te faciliteren) en 10 Family&Friends entreekaarten voor woensdag 17 mei 2023.
Voor opslag van producten kun je een container huren of zorgen voor een plekje in je eigen tent. In het handboek kun je alle belangrijke informatie vinden omtrent het bevoorraden van je tent of stand voor of na openingstijd.
Er is geen rollend materieel aanwezig, hiervoor dien je zelf zorg te dragen.
Hoe ga je om met de gehuurde ruimte? Je tent of stand dient in dezelfde staat te worden achtergelaten als het wordt opgeleverd. Dat betekent dat er geen taperesten mogen achterblijven en dat er in wanden, vloer of tentdoek niet geboord of geschroefd mag worden. Als alternatief voor bevestiging kun je bijvoorbeeld s-haken, visdraad, tape of tie-raps gebruiken.
Geluidsversterking is niet nodig. Het gebruik van geluid willen wij tot het minimum beperken. Wanneer er door ons toestemming is verleend om geluid te voeren, dan dient dit geluid zo afgesteld te zijn dat buren er geen overlast van ondervinden.
(Huis)dieren zijn verboden.

Op- en afbouwtijden: Opbouw: dinsdag 10 mei 2023 Afbouw: woensdag 17 mei 2023

Openingstijden: Voor bezoekers is de Libelle Zomerweek open van 10.00 tot 18.00 uur. Exposanten kunnen tijdens eventdagen van 08.00 tot 09.30 uur het terrein oprijden om te bevoorraden. Aan het einde van de dag kunnen exposanten het terrein op nadat de bezoekers het terrein hebben verlaten. Dit is van 18.30 tot 20.00 uur. Volg altijd de aanwijzingen van de trafficmedewerkers op: zij zorgen voor jullie en onze veiligheid!

Parkeren

Tijdens de eventdagen kun je met één auto dicht bij de locatie parkeren; op het parkeerterrein nabij Buitenlus of aan de zijkant van de kas. Je hebt alleen toegang tot dit gebied met een magneetsticker, die je kunt ophalen bij de accreditatie-unit, waar je ook de polsbandjes ontvangt. Zonder magneetsticker kun je op het reguliere parkeerterrein parkeren. LET OP: een magneetsticker is GEEN uitrijkaart. Je hebt dus altijd in combinatie met een magneetsticker een uitrijkaart nodig.

1 week parkeerkaart (geldig voor één auto de gehele week) is inbegrepen in het service pakket en tref je aan in je envelop die je tijdens de opbouw ontvangt. Mocht je meer parkeerkaarten nodig hebben, dan is deze te bestellen via het handboek. Kosten: week parkeerkaart: € 65,- dagparkeerkaart: € 12,50.

Volg te allen tijde de aanwijzingen van de trafficmedewerkers op.

Polsbandjes

Afhankelijk van het aantal vierkante meters wat je hebt afgenomen, ontvang je polsbandjes van ons. Hieronder vind je de staffel:

Polsbandjes dienen voorafgaand aan de eventdagen te worden verspreid binnen het team. Zonder polsbandje (deze moet om de pols gedragen worden) is er géén toegang tot de Expo Haarlemmermeer. Wil je je polsbandjes ontvangen per post? Mail dan naar info@libellezomerweek.nl. De verzendkosten die hieraan verbonden zijn (€10.-) worden doorbelast per na-facturatie. Graag horen we uiterlijk 10 april of je je polsbandjes per post wenst te ontvangen.

Promotiepakket: Om er met elkaar wederom een groot succes van te maken hebben we een promotiepakket gemaakt die ook jij kunt inzetten op je social media kanalen, website en eventuele winkel(s) of andere evenementen waaraan je deelneemt. Dit pakket is bedoeld om de mensen waarmee je in contact komt op de hoogte te brengen van je deelname en ze te enthousiasmeren om ook naar de Libelle Zomerweek te komen. Wanneer deze gereed is, ontvangen jullie per mail hier meer informatie over.

Styling: Bekijk hier de terugblik van de Libelle Zomerweek in 2022 voor inspiratie. Ben je benieuwd hoe je een tent kunt stylen, wat de mogelijkheden zijn voor sponsoring, welke verschillende soorten tenten er zijn en hoe je activatie kunt toevoegen aan je stand om het contact met jouw (potentiële) klanten nog waardevoller te maken? Neem vrijblijvend contact op met onze accountmanagers. Zij denken graag met je mee.

Verzekeringen: Wij raden je aan ervoor te zorgen dat je goed verzekerd bent. De organisatie DPG Media B.V. stelt zich niet aansprakelijk voor beschadiging of diefstal van eigendommen van exposanten.

Wat was de verdeling over de dagen van de bezoekers vorig jaar?: donderdag 19 mei: 8.100 vrijdag 20 mei: 13.500 zaterdag 21 mei: 12.500 zondag 22 mei:10.500 maandag 23 mei:11.150 dinsdag 24 mei: 8.250 woensdag 25 mei: 5.750 Totaal aantal bezoekers Libelle Zomerweek 2022: 69.750

Wat zijn de incassodata?: De incassodata zijn 26 maart en 6 april 2023.

Verplaatsen Libelle Zomerweek

Binnen welke termijn weten jullie meer over de nieuwe datum en/of nieuwe locatie?: De persconferentie van 31 maart jl. heeft veel teweeg gebracht in Nederland en zo ook voor de evenementenbranche. Wij verwachten dat op de persconferentie van 21 april meer duidelijkheid komt over evenementen na 1 juni. Wij nemen daarom na 21 april een definitief besluit over de verplaatsing van de Libelle Zomerweek. Het verplaatsen van de Libelle Zomerweek kan effect hebben op de locatie.

Blijft de Libelle Zomerweek op het Almeerderstrand?: Dit kunnen wij nog niet met zekerheid zeggen. Het verplaatsen van de Libelle Zomerweek kan effect hebben op de locatie.

Blijft mijn toegewezen standlocatie hetzelfde?: Als de Zomerweek op het Almeerderstrand blijft, dan blijft de toegewezen standlocatie hetzelfde. Mocht de Zomerweek verhuizen naar een nieuwe locatie, dan zoeken wij gezamenlijk een nieuwe standlocatie.

De Libelle Zomerweek wordt verplaatst. Wat houdt dit in voor mijn inschrijving?: De inschrijving gaat automatisch mee naar de nieuwe datum. Het streven is om rond 1 april de nieuwe datum bekend te maken. De annuleringsvoorwaarden zoals in artikel 7 zijn benoemd blijven van kracht. Zodra de nieuwe datum bekend is, worden de data m.b.t. annuleringsvoorwaarden aangepast in het exposantenreglement. De datum waarop de 75% annuleringskosten ingaat verschuift mee met de nieuwe datum. Zodra de nieuwe datum bekend is, worden deze data aangepast in het exposantenreglement.

Naar welke data wordt nu gekeken?: De persconferentie van 31 maart jl. heeft veel teweeg gebracht in Nederland en zo ook voor de evenementenbranche. Wij verwachten dat op de persconferentie van 21 april meer duidelijkheid komt over evenementen na 1 juni. Wij nemen daarom na 21 april een definitief besluit over de verplaatsing van de Libelle Zomerweek. Wij kijken nu naar de periodes rondom 20 september of rondom 15 oktober. Deze data zijn, naast het advies van de RIVM, ook afhankelijk van o.a. goedkeuring van veiligheidsdiensten. Op deze diensten wordt in de huidige situatie een groot beroep gedaan, waardoor een beslissing op zich laat wachten.

Veranderen de annuleringsvoorwaarden t.o.v. de nieuwe datum: De datum waarop de annuleringsvoorwaarden ingaan verschuift mee met de nieuwe datum. Zodra de nieuwe datum bekend is, worden deze data aangepast in het exposantenreglement. Op dit moment geldt de 25% annuleringskosten zoals ook genoemd in artikel 7.

Veranderen de incassodata t.o.v. de nieuwe datum?: Ja, de datum waarop de incassodata ingaan verschuift mee met de nieuwe datum. Zodra de nieuwe datum bekend is, worden deze data aangepast in het exposantenreglement.

Wat als in juli/ augustus het coronavirus nog steeds in Nederland is; gaat Libelle Zomerweek in de nazomer dan wel door?: De organisatie van de Libelle Zomerweek houdt de ontwikkelingen nauwlettend in de gaten. Mocht bovenstaande situatie het geval zijn, dan zijn wij genoodzaakt deze editie te annuleren. De 24ste editie van de Libelle Zomerweek zal dan plaatsvinden in 2021. Inschrijvingen worden meegenomen naar 2021, tenzij je aangeeft dit niet te willen. In dat geval worden reeds betaalde kosten voor standhuur en -bouw terugbetaald excl. servicepakket.

Zoals het er nu uitziet krijg ik de inkoop van mijn producten niet rond. Ook niet voor een datum in augustus/ september.

In dit geval geldt artikel 7 lid 2 uit het exposantenreglement (20% annuleringskosten):

Je dient schriftelijk aan te tonen dat de artikelen niet tijdig geleverd kunnen worden én wel tijdig besteld zijn.
Je hebt ons regelmatig op de hoogte gehouden rondom het verloop van de inkoop van de producten (het is niet onverwachts).
Sanoma zal op basis van bovenstaande punten en voorwaarden beslissen of de annulering gegrond is en zal de annulering goedkeuren dan wel afwijzen.