Naar de consumenten website >
Home - Praktisch

Praktisch

Aanmelding cateringpartijen

Interesse om als cateringpartij op ons evenement te staan? Stuur dan een mail met liefst 1 a 2 foto’s van je behuizing en een korte omschrijving van je assortiment naar info@libellezomerweek.nl. In het geval je te kunnen plaatsen, nemen we eind maart contact met je op. Er zijn maar een beperkt aantal plekken beschikbaar.

Huisdieren

Huisdieren zijn voor ieders veiligheid niet welkom op het terrein gedurende de gehele periode van het event, ook tijdens op- en afbouw. Hulphonden zijn hierop een uitzondering.

Openingstijden

Voor bezoekers is de Libelle Zomerweek open van 10.00 tot 18.00 uur. Exposanten kunnen tijdens eventdagen van 07.00 tot 09.30 uur het terrein oprijden om te bevoorraden. Aan het einde van de dag kunnen exposanten het terrein op nadat de bezoekers het terrein hebben verlaten. Dit is van 18.30 tot 20.00 uur. Volg altijd de aanwijzingen van de trafficmedewerkers op: zij zorgen voor jullie en onze veiligheid!

Catering

Tijdens de opbouw is er op dinsdag en woensdag (17 en 18 mei) catering aanwezig tussen 11.30 en 15.00 uur. Dit kan ter plekke besteld en afgerekend worden (pin only). Gedurende het event is er de mogelijkheid tot catering; je kunt via het handboek lunchpakketten bestellen. Deze lunchpakketten worden op je stand afgeleverd en achteraf op factuur betaald. Er kan ter plekke niet op rekening worden besteld en er zijn geen tegoedkaarten.

Polsbandjes

Afhankelijk van het aantal vierkante meters wat je hebt afgenomen, ontvang je polsbandjes van ons. Hieronder vind je de staffel:

Polsbandjes dienen voorafgaand aan de eventdagen te worden verspreid binnen het team. Zonder polsbandje (deze moet om de pols gedragen worden) is er géén toegang tot de Expo Haarlemmermeer. Wil je je polsbandjes ontvangen per post? Mail dan naar info@libellezomerweek.nl. De verzendkosten die hieraan verbonden zijn (€10.-) worden doorbelast per na-facturatie. Graag horen we uiterlijk 10 april of je je polsbandjes per post wenst te ontvangen.

Op- en afbouwtijden

Opbouw: 18 mei van 7.00-20.00 uur Afbouw: 25 mei vanaf het moment dat de bezoekers van het terrein af zijn (na 18.00 uur) tot 24.00 uur

Datum en locatie

De Libelle Zomerweek wordt van 19 t/m 25 mei gehouden in Expo Haarlemmermeer – Stelling 1, 2141 SB Vijfhuizen.

Wat zijn de incassodata?

24 maart en 21 april 2022.

Styling

Bekijk hier de terugblik van de Libelle Zomerweek in 2019 voor inspiratie. Ben je benieuwd hoe je een tent kunt stylen, wat de mogelijkheden zijn voor sponsoring, welke verschillende soorten tenten er zijn en hoe je activatie kunt toevoegen aan je stand om het contact met jouw (potentiële) klanten nog waardevoller te maken? Neem dan contact op met onze accountmanagers. Zij denken graag met je mee.

Friends & Familiy toegangskaarten

Met het servicepakket ontvang je 10 Friends&Family toegangskaarten. Deze ontvang je per mail. Let hierbij wel op: deze zijn alleen geldig op woensdag 25 mei. Nodig gezellig je vrienden en/of familie uit om er een leuke dag van te maken.

Parkeren

Tijdens de eventdagen kun je met één auto dicht bij de locatie parkeren; op het parkeerterrein nabij Buitenlus of aan de zijkant van de kas. Je hebt alleen toegang tot dit gebied met een magneetsticker, die je kunt ophalen bij de accreditatie-unit, waar je ook de polsbandjes ontvangt. Zonder magneetsticker kun je op het reguliere parkeerterrein parkeren. LET OP: een magneetsticker is GEEN uitrijkaart. Je hebt dus altijd in combinatie met een magneetsticker een uitrijkaart nodig. Parkeerkaarten kun je via het handboek bestellen (weekkaart: € 52,50, dagkaart: € 10) en tref je aan in je envelop die je tijdens de opbouw ontvangt.

Volg te allen tijde de aanwijzingen van de trafficmedewerkers op.

Promotiepakket

Om er met elkaar wederom een groot succes van te maken hebben we een promotiepakket gemaakt die ook jij kunt inzetten op je social media kanalen, website en eventuele winkel(s) of andere evenementen waaraan je deelneemt. Dit pakket is bedoeld om de mensen waarmee je in contact komt op de hoogte te brengen van je deelname en ze te enthousiasmeren om ook naar de Libelle Zomerweek te komen. >>Het promotiepakket is op dit moment nog niet beschikbaar. Hou deze site in de gaten.

Huisregels

Waarom hanteren we huisregels? De Libelle Zomerweek is een 3D-versie van het tijdschrift. We doen er alles aan om met inrichting en styling de uitstraling van het tijdschrift Libelle te waarborgen. De Libelle Zomerweek valt of staat met de komst van de vele bezoekers en een goed resultaat voor de exposanten. Om ervoor te zorgen dat bezoekers en exposanten jaarlijks in groten getale terugkomen, zijn we zuinig op het concept waar Libelle al 25 jaar aan gebouwd heeft.   De belangrijke aandachtspunten voor exposanten:

  • Alleen de ruimte binnen de tent of stand kun je gebruiken voor branding, uitdelen van flyers of samples, verkoop of andere activiteiten. De buiten- en bovenkant van de tent of stand, evenals de paden en de buitenruimte rondom de tent is eigendom van Libelle. Dit betekent dat het niet is toegestaan om producten, stickers, vlaggen en decoratie buiten je tent of aan de buitenzijde van je tent te bevestigen. Dit geldt ook voor de standbouw in de kas.
  • Alle tarieven zijn exclusief 21% BTW en exclusief verplicht servicepakket van € 234 bestaande uit inschrijfkosten, vermelding op de site, vermelding op de plattegrond, het afvoeren van een vuilniszakje en een doosje met karton (doos en vuilniszakje dien je zelf te faciliteren) en 10 entreekaarten voor woensdag 25 mei.
  • Voor opslag van producten kun je een container huren of zorgen voor een plekje in je eigen tent. In het handboek kun je alle belangrijke informatie vinden omtrent het bevoorraden van je tent of stand voor of na openingstijd.
  • Er is geen rollend materieel aanwezig, hiervoor dien je zelf zorg te dragen.
  • Hoe ga je om met de gehuurde ruimte? Je tent of stand dient in dezelfde staat te worden achtergelaten als het wordt opgeleverd. Dat betekent dat er geen taperesten mogen achterblijven en dat er in wanden, vloer of tentdoek niet geboord of geschroefd mag worden. Als alternatief voor bevestiging kun je bijvoorbeeld s-haken, visdraad, tape of tie-raps gebruiken.
  • Geluidsversterking is niet nodig. Het gebruik van geluid willen wij tot het minimum beperken. Wanneer er door ons toestemming is verleend om geluid te voeren, dan dient dit geluid zo afgesteld te zijn dat buren er geen overlast van ondervinden.
  • (Huis)dieren zijn verboden.

Exposantenreglement

Download hier het Exposantenreglement van de Libelle Zomerweek 2022.

Verzekeringen

Wij raden je aan ervoor te zorgen dat je goed verzekerd bent. De organisatie DPG Media B.V. stelt zich niet aansprakelijk voor beschadiging of diefstal van eigendommen van exposanten.

Aanmelding cateringpartijen

Er zijn geen plekken meer beschikbaar voor cateringpartijen.

Aanvraagformulier horecavergunning

Vergunning drank- en horeca (Slijterij) Voor verkoop en sampling van alcoholhoudende dranken tijdens de Libelle Zomerweek heb je een DH Slijterijvergunning nodig. Let op: je mag een product alleen laten proeven als een klant daarom vraagt. Deze horecavergunning kun je aanvragen bij gemeente Haarlemmermeer. Meer informatie hierover kun je vinden in het handboek.  

Handboek

Wanneer je je hebt ingeschreven voor de Libelle zomerweek en je locatie is bevestigd, krijg je zo snel mogelijk toegang tot het handboek. In dit handboek kan je diverse facilitaire producten bestellen en informatie inzien.